Chantal onderzoekt: ‘is data gedreven facility management de toekomst?’

Chantal onderzoekt: ‘is data gedreven facility management de toekomst?’

Een kopje koffie die al voor je klaar staat als je het pand binnenkomt, een melding krijgen wanneer je gast incheckt in het pand en een temperatuur in de ruimte die precies past bij jouw persoonlijke voorkeur. Informatie over uw gebouw en wat er zich afspeelt in het gebouw doormiddel van het ontsluiten van data? Zit de facilitaire branche wel te wachten op deze technologische oplossingen? Dat heb ik in mijn afstudeeronderzoek uitgezocht. 

Het onderzoek is uitgevoerd door interviews af te nemen bij Facility Managers van corporate organisaties zoals ABN-AMRO en Friesland en Campina en facilitaire aanbieders zoals HEYDAY en CFP.  Uit de interviews zijn een aantal interessante inzichten gekomen die een goed beeld vormen van de behoeften aan data van Facility Managers en de toekomst van Facility Management.

De toekomst van FM
Uit het onderzoek blijkt dat Facility Management steeds meer wordt gezien als een commodity. Daarnaast wordt het steeds belangrijker om de gebruikers van het pand centraal te stellen, de werknemers. Er zijn twee manieren waarop facility managers onmisbaar kunnen blijven in de toekomst. Ten eerste door meer te gaan samenwerken met de HR-afdelingen van organisaties om echt te weten wat behoeften zijn van hun interne klanten. Als werknemers gelukkig zijn en een goede werkomgeving hebben, verhoogt dat namelijk aanzienlijk de productiviteit. Maar dit vereist wel dat FM- en HR-afdelingen meer moeten samensmelten. Daarnaast kunnen facility managers het verschil maken door duurzaamheid door te voeren in hun gehele dienstverlening. Van de inkoop van schoonmaak tot het verduurzamen van panden tot het reduceren van afval, facility managers hebben een enorme invloed op de duurzaamheid van een organisatie.

Duurzaamheid
Duurzaamheid is een onderwerp waar bedrijven niet meer aan ontkomen. Bedrijven worden beoordeeld op duurzaamheid door de markt; een goede BREAAM-certificering draagt nou eenmaal positief bij aan het imago. Maar ook het nieuwe klimaatakkoord, wat bedrijven verplicht om duurzaamheid aan te tonen en een A-label te hebben in 2030, zorgt ervoor dat duurzaamheid bij steeds meer bedrijven een strategische doelstelling wordt. Dit maakt dat Facility Managers hier ook aan moeten bijdragen. Het actief gebruikmaken van beschikbare data in gebouwen kan een bijdrage leveren aan duurzaamheid. Ten eerste maakt monitoring duurzaamheid inzichtelijk: hoeveel energie gebruikt mijn gebouw en wat is de CO2 uitstoot? En als ik zonnepanelen heb geplaatst, hoeveel duurzame energie levert dit mij dan op? Ook het besparen van energie op basis van data is een sterke behoefte, bijvoorbeeld door installaties te optimaliseren waardoor zij minder energie gebruiken. Als een FM’er vervolgens kan aantonen aan wat de duurzaamheidsmaatregelen hebben opgeleverd, dragen zij aantoonbaar bij aan de strategische doelstellingen van de moederorganisatie.

Klachtenreductie met behulp van data
Klachten zeggen iets over de interne tevredenheid binnen de organisatie. Daarnaast kost het verwerken en oplossen van klachten tijd en geld. Facility managers hebben er een groot belang bij om het aantal klachten te reduceren. Waar krijgen facility managers dan de meeste klachten over? Het binnenklimaat. Vaak hebben klachten te maken met temperatuur: het is te koud of te warm. Maar ook andere aspecten met betrekking tot het binnenklimaat spelen een belangrijke rol; een lage luchtvochtigheid resulteert bijvoorbeeld in klachten over hoofdpijn of droge ogen. De oplossing? Meten en optimaliseren. Op het moment dat een facility manager weet of de ruimtes in het gebouw voldoen aan gestelde normen, kan hij beoordelen of klachten terecht zijn. Wanneer een temperatuurklacht onterecht is kan hij aan de interne klant terugkoppelen dat de temperatuur voldoet aan de normen. Weet een FM’er dan ook dat de temperatuur in een andere ruimte beter past bij de behoefte van deze interne klant, kan hij zelf zijn klant adviseren om van plek te veranderen.

Wanneer een FM’er merkt dat klachten terecht zijn, kan hij op basis van deze data actie ondernemen. Op basis van data uit gebouwbeheersystemen zijn vaak de oorzaken van een slecht binnenklimaat te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat klimaatinstallaties onjuist zijn ingesteld. Door dit soort onjuistheden op te sporen, kan een FM’er op basis van data zijn binnenklimaat optimaliseren.

Innovaties moeten zich aantoonbaar terugverdienen
Innovaties die zichzelf niet echt aantoonbaar terugverdienen, zijn moeilijk te verkopen aan facility managers. Waarom? Omdat Facility Management anno 2019 nog steeds vaak wordt gezien als een kostenpost door de directie. Wanneer een facility manager een innovatieve technologie wil inkopen die de kwaliteit verhoogt voor de medewerkers maar geen concreet positieve businesscase heeft, heeft die facility manager het moeilijk om de directie ervan te overtuigen dat het positieve uitkomsten biedt.

Uit de interviews bleek dat het meten van bezetting een manier is waarop FM’ers hun diensten efficiënter willen inrichten. Bijvoorbeeld door ruimtes af te sluiten op dagen dat de bezetting lager is en hier vervolgens de klimaatinstallaties uit te schakelen en deze ruimtes niet schoon te maken. Waarom wordt dit dan nog nauwelijks gedaan? Omdat de terugverdientijd moeilijk aantoonbaar is voor de leverancier die deze data genereert en presenteert. Om de terugverdientijd uit te rekenen, moet een leverancier bijvoorbeeld inzicht hebben in contracten met onderaannemers. Als de schoonmaak namelijk wordt aangepast aan het gebruik van het gebouw, moet het schoonmaakcontract dit wel toelaten. En als uit de bezetting blijkt dat er een verdieping afgesloten kan worden maar deze verdieping bevat faciliteiten die de andere verdiepingen niet hebben, zoals vergaderruimtes, is dit ook al minder interessant.

In mijn ogen is de sleutel tot succes lef. Probeer het eens! Ga eens kritisch kijken naar wat er gebeurt in je gebouw wanneer je de innovatieve oplossingen die er zijn gaat gebruiken. Dan kunnen FM’ers hun eigen businesscases bouwen voor een specifieke situatie. Waarom wachten op best practices, als de oplossingen er zijn maar het nog weinig gebruikt wordt? Uit het onderzoek blijkt dat men wel de toegevoegde waarde inziet maar nog niet kan concretiseren. Mijn advies: Creëer de best practices en maak die gebouwen slimmer, efficiënter en werknemers blijer en productiever!

Chantal Snijders heeft voor afstudeerscriptie in
kader van haar studie Facility Management een
onderzoek uitgevoerd naar de behoeften in facilitaire
markt op het gebied van technologische oplossingen,
data en gebouwinformatie. Na het succesvol afronden van
haar studie is Chantal als projectmanager gestart bij Simaxx.
Wilt u meer weten of het onderzoek? c.snijders@simaxx.com

Share this post